Changer de prestataire web : comment récupérer son site sans rien perdre ? 

Changer de prestataire web peut parfois paraître risqué. La peur de perdre ses données, de ne pas réussir à récupérer ses adresses mail liées au nom de domaine ou encore de perdre l’historique d’un outil de prise de rendez-vous peut suffire à retarder une migration pendant des mois.

Ces craintes ne sont pas totalement infondées. Une migration de site ne consiste pas seulement à déplacer quelques pages d’un hébergeur vers un autre. Il faut aussi penser aux fichiers du site, aux bases de données, aux boîtes mail, aux DNS, au nom de domaine, aux outils connectés et à toutes les données qui gravitent autour.

Chez My Agency, nous avons déjà repris un site dont la migration s’était mal passée avec l’ancien prestataire. Certaines données n’avaient pas été correctement transférées, notamment des rendez-vous et des éléments liés aux emails. Nous avons alors dû recouper plusieurs bases de données et reconstruire une partie de l’historique pour remettre l’environnement en état.

Ce type de situation montre qu’un changement de prestataire ne consiste pas simplement à récupérer “le site”. Il faut aussi penser à tout ce qui gravite autour : données, boîtes mail, outils de réservation, nom de domaine, accès et dépendances techniques.

Que doit réellement vous restituer votre ancien prestataire ?

Sur le plan juridique, tout ne relève pas exactement des mêmes règles. Il faut notamment distinguer les données personnelles, les accès techniques, le nom de domaine, les licences ou encore les éléments protégés par le droit d’auteur.

Pour les données personnelles traitées pour le compte de votre entreprise, le RGPD est assez clair. À la fin de la prestation, le sous-traitant doit, selon les instructions du responsable de traitement, supprimer les données ou les lui restituer. La CNIL prévoit même la possibilité de les transmettre directement au nouveau sous-traitant désigné par le client. 

Concrètement, cela peut concerner beaucoup plus de choses qu’on ne l’imagine : les informations enregistrées dans un formulaire de contact, les coordonnées des clients, les rendez-vous contenus dans un outil de réservation ou encore une partie des données présentes dans les boîtes mail.

Dans notre cas, c’est précisément pour cette raison que l’absence d’archive  complète était problématique. Notamment pour la boîte mail professionnelle, elle ne contient pas simplement des messages : elle peut représenter plusieurs années d’échanges clients, de coordonnées, de documents ou d’informations nécessaires au suivi de l’activité.

Cela ne signifie toutefois pas que l’ancien prestataire est automatiquement obligé de transmettre absolument tous les éléments techniques du site. Le code développé, certaines licences, des créations graphiques ou des outils propriétaires peuvent dépendre du contrat signé et des droits qui ont été cédés au client. 

C’est justement pour éviter de découvrir ce type de dépendances au moment d’une rupture qu’il est utile d’anticiper un minimum la restitution des accès, des données et des outils, même lorsque la collaboration avec le prestataire se passe bien.

Comment éviter d’en arriver là ?

Le plus simple reste d’anticiper. La CNIL recommande notamment de préciser dans le contrat les conditions de restitution ou de destruction des données à la fin de la prestation.

Mais il n’est pas nécessaire d’attendre de vouloir changer de prestataire pour s’intéresser au sujet. Par simple curiosité, il peut être utile de demander où sont hébergés votre site, votre nom de domaine, vos emails et les différents outils connectés, et surtout de savoir qui détient les accès.

Une discussion simple avec votre prestataire peut déjà permettre de clarifier beaucoup de choses : quels éléments vous appartiennent, lesquels sont gérés sur ses propres comptes, quelles sauvegardes existent et comment se passerait une éventuelle transmission à un autre intervenant.

L’objectif n’est pas de préparer un départ, mais simplement de garder une vision claire de votre propre écosystème numérique.

Ce qu’il faut absolument récupérer avant de changer de prestataire 

Comme on l’a vu, il est possible d’éviter de plusieurs manières d’en arriver à des situations critiques, notamment en précisant directement dans le contrat les conditions de restitution des données, des accès et des différents outils utilisés.
Mais dans le cas où cela n’a pas été fait, que faut-il réellement récupérer ?

Dans un premier temps, il faut essayer de comprendre le plus précisément possible comment fonctionne votre écosystème numérique.

Quel est l’hébergeur de votre site et de votre nom de domaine ? Certaines entreprises ne le savent même pas, surtout lorsqu’un prestataire a toujours tout géré à leur place.
Petit détail important : votre nom de domaine et votre site lui-même peuvent parfaitement être hébergés à deux endroits différents : 
Le domaine peut être enregistré chez un prestataire, tandis que les fichiers et la base de données du site sont hébergés ailleurs.
Il faut également vérifier si vous utilisez des adresses mail liées à votre nom de domaine, par exemple contact@votre-nom-de-domaine.fr. Là encore, leur hébergement peut être indépendant de celui du site.
Il faut donc identifier où elles sont hébergées, récupérer les accès et, si nécessaire, prévoir la sauvegarde ou la migration de leur contenu.

Ensuite viennent les outils connectés au site. Un module de prise de rendez-vous, un espace client, un CRM, une solution de paiement ou encore un outil de newsletter peuvent contenir des données importantes qui ne sont pas forcément incluses dans une simple sauvegarde du site.

Dans notre cas, c’est précisément ce type de dépendance qui avait posé problème avec les rendez-vous enregistrés dans Amelia. Une archive du site réalisée quelques jours trop tôt peut sembler suffisante au premier abord, mais elle peut déjà être incomplète si de nouvelles données ont été créées entre-temps.

Il faut donc aussi récupérer, autant que possible :
– les accès au CMS, par exemple WordPress ;
– les accès à l’hébergement ;
– les accès au nom de domaine et à la gestion DNS ;
– les bases de données ;
– les boîtes mail et leur historique ;
– les accès aux outils tiers utilisés par le site ;
– les sauvegardes récentes ;
– les comptes liés au suivi du site, comme Google Search Console ou Google Analytics
– les licences éventuellement achetées pour certaines extensions ou certains outils.

L’objectif n’est pas simplement d’obtenir “une copie du site”, mais de récupérer tout ce qui permet à l’écosystème de continuer à fonctionner une fois le changement de prestataire effectué.

Pourquoi une simple archive du site ne suffit pas toujours

Une archive du site peut donner l’impression que tout a été récupéré. Pourtant, elle ne représente qu’un état du site à un instant précis.
Si cette sauvegarde est réalisée plusieurs jours avant la migration réelle, des données peuvent continuer à être créées entre-temps : nouveaux rendez-vous, formulaires envoyés, commandes, inscriptions ou modifications de contenu. Au moment du basculement, l’archive peut donc déjà être incomplète.

C’est exactement ce que nous avons rencontré lors d’une reprise de site. Une partie des données avait évolué entre la création de l’archive et la migration effective, ce qui nous a obligés à recouper plusieurs bases pour reconstituer les informations manquantes.

Il faut également garder en tête qu’une sauvegarde du site ne contient pas forcément tout ce qui gravite autour. Les boîtes mail, certains outils de réservation, un CRM ou d’autres services externes peuvent fonctionner sur des infrastructures totalement indépendantes.

Enfin, récupérer une archive ne garantit pas forcément qu’elle pourra être restaurée correctement. Avant une migration, l’idéal est donc de disposer d’une sauvegarde la plus récente possible, mais aussi de vérifier qu’elle contient bien les fichiers, la base de données et les éléments nécessaires à la remise en ligne du site.

La vraie question n’est donc pas simplement « avons-nous une sauvegarde ? », mais plutôt « cette sauvegarde contient-elle réellement tout ce qui a changé jusqu’au moment de la migration ? »

Le moment de la migration est tout aussi important

Même lorsque tous les accès et toutes les sauvegardes ont été récupérés, il reste une période particulièrement sensible : le temps qui sépare la dernière sauvegarde de la mise en service du site chez le nouveau prestataire.

Sur un site vitrine qui ne collecte quasiment aucune donnée, quelques heures d’écart auront généralement peu de conséquences. Mais sur un site qui reçoit des commandes, des rendez-vous, des demandes de contact ou de nouvelles inscriptions, chaque heure peut créer de nouvelles données qu’il faudra ensuite retrouver.

C’est justement pour cette raison qu’il est préférable de réduire au maximum le délai entre la dernière sauvegarde et la bascule effective. Selon le fonctionnement du site, il peut même être pertinent de prévoir temporairement une période pendant laquelle certaines actions sont limitées, le temps de transférer puis de vérifier les dernières données.

Une fois le nouveau site en ligne, il ne faut pas non plus considérer que la migration est terminée. Les formulaires doivent être testés, les emails vérifiés, les outils de réservation contrôlés et les principales fonctionnalités parcourues comme le ferait un utilisateur.
Une migration réussie n’est donc pas seulement une migration où le site réapparaît à l’écran. C’est une migration où l’ensemble de l’écosystème continue de fonctionner et où aucune donnée utile n’a été laissée derrière.

Quid du référencement lors d’un changement de prestataire ? 

Tout dépend de la manière dont la migration est réalisée.

Dans le meilleur des cas, le nouveau site est déjà prêt et fonctionnel avant même le transfert du nom de domaine. La bascule peut alors être quasiment transparente pour les visiteurs comme pour Google.
Si la migration nécessite en revanche de rendre le site indisponible ou de le placer en maintenance pendant un certain temps, l’enjeu devient surtout de limiter cette coupure au maximum.

Une indisponibilité de quelques minutes ou de quelques heures a généralement très peu de chances d’avoir un impact durable sur le référencement naturel. Google ne vérifie pas en permanence toutes les pages d’un site et une courte interruption technique fait partie des situations normales du web.

En revanche, si le site reste indisponible plusieurs jours, les risques augmentent progressivement. Google peut finir par constater que certaines pages ne sont plus accessibles et revoir temporairement leur présence dans ses résultats. Plus la coupure se prolonge, plus le risque devient important.

Il reste donc un véritable enjeu de rapidité, même lorsque le SEO n’est pas immédiatement touché. Chaque heure pendant laquelle le site est inaccessible représente aussi du temps pendant lequel vos visiteurs ne peuvent plus consulter vos pages, remplir un formulaire, prendre rendez-vous ou acheter.

Et si l’ancienne version du site reste en ligne pendant la transition, il faut également veiller à ce qu’elle continue de fonctionner correctement jusqu’à la bascule définitive.

Changer de prestataire ne doit pas vous faire perdre le contrôle

Vous avez le droit de vouloir changer de prestataire, et de multiples raisons peuvent vous pousser à le faire : un changement de besoin, un manque de disponibilité, une évolution de votre entreprise ou simplement l’envie de travailler autrement.

Ce changement ne devrait pas pour autant mettre en danger votre site, vos données ou les outils qui permettent à votre activité de fonctionner.

L’important est surtout de savoir ce que vous possédez, où sont hébergés vos différents services et quels accès doivent être récupérés avant la migration.

Avec un minimum d’anticipation et une transmission correctement organisée, changer de prestataire peut se faire sans perdre plusieurs années de données ou repartir de zéro.

Chez My Agency, c’est justement ce que nous cherchons à sécuriser lors d’une reprise de site : comprendre l’écosystème existant, récupérer les éléments indispensables et organiser la migration pour que le changement de prestataire reste un changement d’interlocuteur, pas une perte de contrôle.